Estamos a punto de cerrar actividades por la temporada, ¡y ya puedo percibir el olor del ponche! Desde hace algunas semanas, muchos profesionales tienen ya encima las tareas de fin de año. Muchos de nosotros nos apresuramos antes de que llegue el momento de celebrar con los amigos y la familia y/o para recibir los reconocimientos e incentivos que tanta falta nos hacen. ¡Por mi parte, yo no tengo pudor en reconocer que ya espero el tiempo libre que tendré durante las festividades!
Pero mientras todo lo anterior llega, las empresas están OCUPADAS porque:
el presupuesto, los ingresos y utilidades del año están en revisión…
se están preparando los documentos para el cierre fiscal…
se están lanzando las promociones y ventas para la temporada…
el desarrollo de las estrategias para el año entrante está en curso…
se están haciendo los avisos sobre los nuevos calendarios editoriales…
las revisiones de desempeño se están programando…
los contratos con proveedores de tecnología están en revisión…
se están enviando las felicitaciones anuales…next year’s strategies are in deep development…
y la larga lista sigue y sigue.
La lista de pendientes es el tema con el que muchos equipos, grandes y pequeños, lidian cada año. Para bien o para mal, la mayoría de nosotros estamos acostumbrados a las listas decembrinas de pendientes, es una manera de atar cabos sueltos antes de aventurarnos al nuevo año con sus retos y oportunidades.
Entiendo que todo mundo está en la “locura”, por ello tener tareas extra en medio de tantos pendientes no suena divertido. Sin embargo, mientras nuestro equipo trabajaba con la lista de verificación de pendientes para este mes, me di cuenta de que había algunas tareas extra relativamente sencillas que normalmente pasamos por alto durante la época navideña.
Con el ánimo de compartir con ustedes, voy a recorrer algunas sencillas cosas por hacer que podrían ayudar a su equipo a completar su lista de pendientes para fin de año. ¡Quién sabe!, quizás ustedes mismos se lo agradecerán en el futuro.
1. Respalde sus archivos en diversos sitios
¡Hey!, ¡les estoy hablando a ustedes, equipos pequeños! Es posible que no tengan un departamento de TI que se haga cargo del respaldo de todos sus archivos importantes de manera cotidiana. ¡Es una tarea que puede protegerles del devastador desastre que implica la pérdida de archivos digitales por daño, hurto o como resultado de eventos inesperados, como una inundación! (¡Pregunte a cualquier miembro de su equipo sobre la trágicamente célebre inundación de la sala de servidores del ‘12! Afortunadamente, teníamos respaldo. #welaughaboutitnow). Use discos externos o la nube para respaldar documentos importantes de negocios y archivos de clientes. Siempre es mejor prevenir que lamentar.
2. Planee los cursos y conferencias para el año que viene
Seguramente, durante el 4º trimestre usted y su equipo desarrollaron sus primeras campañas y el calendario editorial para el nuevo año. Después de haber visto esos detalles, tendrán una buena idea de cuándo estarán disponibles para asistir a conferencias importantes de la industria o para terminar ese curso en línea que tienen ya visto. Ponga atención a su crecimiento personal y profesional agregando estos temas a su lista de pendientes.
3. Designe a alguien para que tome su lugar mientras esté fuera
Si usted se tomará unos días extra durante la temporada para descansar y recargar pilas, no puede dejar de pensar en los que están en la oficina. Éste no sería un momento realista para descargar todas sus responsabilidades en algún miembro del equipo, pero dejar a alguien como contacto en caso de emergencia será suficiente para que todo mundo esté tranquilo.
4. Establezca límites con la automatización de sus comunicaciones
Incluso las marcas más exitosas establecen límites sanos durante la temporada navideña para que sus equipos puedan recargar pilas. Y puesto que es frecuentemente impensable dejar a los clientes desatendidos durante las fiestas, usted puede aprovechar herramientas sencillas como el correo electrónico, las respuestas automáticas, los formularios web o el chatbot. Estas herramientas ofrecen maneras de conservar la línea de comunicación abierta con su audiencia sin sacrificar las vacaciones.
5. Prepare sus dispositivos para las vacaciones
Dependiendo de la naturaleza de su trabajo, es posible que deba estar disponible para sus colegas o clientes durante las fiestas. En vez de llevar su laptop y su cargador a todas las reuniones para sacar pendientes, usted puede agilizar algunas tareas descargando aplicaciones para realizar trabajo importante desde su teléfono inteligente. Piense: aplicaciones para correos electrónicos de clientes, aplicaciones de calendario (ej. Outlook), aplicaciones para comunicación (Slack) o aplicaciones para prototipos (como InVision). ¡Trabajar remotamente sin su laptop sí es posible!
6. Desactive las notificaciones
Esto puede sonar contrario al número 5 anterior, pero estar fuera de la oficina es tan importante como prepararse para arrancar el nuevo año. Configure esas aplicaciones para que únicamente reciba los mensajes más urgentes. Establezca su balance personal entre disfrutar de las fiestas y estar disponible para sus colegas cuando sea absolutamente necesario.
7. Delegue sus pendientes (¡si no hay opción!)
¡Si hay algo que pudiera estar en riesgo durante el ajetreo de las vacaciones es su cordura! Sus pendientes personales y profesionales suelen estar al máximo en el cierre del año, y ese estrés puede afectar tanto su productividad como su salud. Si definitivamente su equipo no tiene lo necesario para terminar ese proyecto crucial de último momento o para lanzar una campaña final, entonces busque a un especialista que se haga cargo del trabajo. Tercerizar con especialistas que puedan hacerse cargo de las tareas con las que está usted batallando, le permite enfocar su energía en otro sitio y poner atención en los últimos pendientes del año.
Antes de que todo el mundo saque “su horrible sweater navideño”, ¡tratemos de que los últimos días de trabajo del 2019 transcurran con la mayor cordura posible!
