Algo que me ha confirmado la pandemia del coronavirus es que la adaptabilidad es fundamental para el éxito. Sin tiempo para prepararse con antelación, los dueños de negocios de todo el mundo repentinamente han tenido que apartarse de las estrategias probadas y comprobadas para optar por lo desconocido. Este cambio ha derivado en el desarrollo del eCommerce (vea nuestra serie sobre eCommerce A Guide to Getting Online que en su primera parte se enfoca en estrategias de negocio, y en la segunda parte se enfoca en tecnología), y en el auge de las juntas en línea, las horas felices virtuales y las capacitaciones en casa.
A la hora de convertir un evento presencial en uno virtual, lo primero que hay que saber es que no todo se traducirá de manera perfecta y equivalente. Habrá cosas que su evento virtual no podrá simular. Ya lo dijo Benjamín Franklin: “fallar en la preparación, te preparará para fallar”, de modo que es esencial prepararse para todo aquello que usted pueda controlar.
Interacción con sus invitados antes, durante y después de su evento en línea
Al planificar su evento en línea tiene que estar preparado para interactuar con su público en todo momento. Esto significa crear contenido y contactar a su público antes, durante y después de su evento.
En vista de que la clase de interacción que emprenda dependerá del punto en que se halle en el proceso, le ofrecemos algunos ejemplos de las clases de oportunidades a su alcance:
Oportunidades de interacción antes del evento
- Creación del evento. Aquí es el momento de la verdad. En esta etapa usted bosqueja la estructura de su evento.
- ¿De qué trata su evento? ¿Quiénes son sus ponentes y por qué deben ser escuchados?
- ¿Cómo va a transmitir esta información a su público?
- ¿Cuáles son sus requerimientos técnicos para realizar este evento?
- Contenido promocional. Para los profesionales de marketing en internet, se trata de todas las cosas divertidas que usted puede crear para avisarle a la gente de su evento. Incluyendo:
- publicaciones en medios sociales para promover el registro,
- los emails promocionales a su base de datos (y no olvide programar correos de confirmación, de seguimiento, a los que no abrieron sus mensajes, recordatorios antes del evento, etc.),
- landing pages del evento,
- videos promocionales de sus ponentes,
- mini trailers del evento que usted puede apalancar en medios sociales, entre otros.
-
- promueva en martes (22% de los registros se producen los martes);
- promueva por las mañanas (la mayoría de los registros se hacen entre las 8-11 de la mañana);
- promueva su evento con 4-6 semanas de antelación;
- email sigue siendo la mejor forma de obtener registros para los eventos en línea;
- no olvide promover su evento en su sitio web (de preferencia una landing page con formulario de registro); y
- forme alianza con otra compañía (quizá una afín a sus oradores) para incrementar el púbico de su evento tanto como sea posible.
- Personalice su evento. Para los eventos en línea, usted seguramente usará una herramienta para conferencias como GoToWebinar (la herramienta de comunicaciones preferida por los consultores WSI de todo el mundo), o bien, Zoom. Estos productos le permiten crear páginas de registro para su evento en línea, que usted puede personalizar con los colores de su marca. En la medida de lo posible:
-
- atraiga la atención al formulario y use colores contrastantes, pero complementarios;
- genere preguntas de registro personalizadas;
- mantenga todos los aspectos importantes de su evento arriba del doblez;
- haga que sus llamados a la acción (CTA) sobresalgan; y
- asegúrese de optimizar su página de registro para dispositivos móviles.
CONSEJO PROFESIONAL: Los sitios como Canva o Bannersnack pueden ayudarle a crear imágenes sociales y banners hermosos. Promo.com es magnífico para videos hágalo-usted-mismo de calidad profesional.
Oportunidades de interacción durante su evento
Ya hizo todo el trabajo duro, ya promocionó su evento hasta el cansancio y su público ya está presente. Ahora llegó el momento de calmar los nervios y comenzar. ¿Cómo asegurar la interacción con su público durante la sesión para mantener su interés?
- Use Webcams. Nunca se le debe restar importancia al factor humano. La gente quiere saber de, e interactuar con gente. Hacer que su público permanezca sentado en casa para observar una presentación en PowerPoint sin poder contactar al orador es cruel y extraño. Y, ¡su evento pagará las consecuencias! Asegúrese, entonces, de que sus ponentes estén preparados para compartir sus cámaras con el público. (Más adelante le ofrecemos algunos tips para optimizar su webcam)
- Acepte preguntas a intervalos preestablecidos. Defina esto con antelación junto con el equipo que esté organizando su evento y practique la transición de evento a preguntas. No olvide a Benjamín Franklin: “fallar en la preparación te prepara para fallar”.
CONSEJO PROFESIONAL: Prepare con antelación preguntas por contestar en caso de que necesite motivar a su público a comenzar a preguntar.
-
Use encuestas. Nuevamente, esto también ha de prepararse con antelación junto con su equipo, pero piense en las preguntas que usted quiere hacerle a su público.
-
Rompa el hielo con preguntas como: ¿usted prefiere a los perros o los gatos? ¿Qué serie de Netflix lo tiene picado?
-
Use preguntas para captar información como: ¿de qué manera han cambiado sus actividades para generación de leads durante la pandemia?
- Use preguntas para planear el futuro como: ¿en qué temas quiere que enfoquemos nuestros eventos en el futuro? ¿Qué tema quiere conocer más a fondo?
CONSEJO PROFESIONAL: Nunca haga una pregunta en su encuesta si no está preparado a compartir la respuesta.
-
- Use videos. Usados correctamente, los videos son maravillosos para darse un descanso breve durante un evento y atraer a su público aún más. Además, los videos le permiten alcanzar un nivel de perfección que nunca se logra en un evento en vivo, así que ¡no deje de aprovecharlos!
Oportunidades de interacción después de su evento en línea
Después de semanas de trabajo ¡ya pasó! Su evento tuvo un éxito enorme, ya consiguió muchísimos leads nuevos y ahora puede descansar.
¡Espere un momento! Las oportunidades de interacción continúan después de su evento.
- Saque partido a la grabación de su evento. Usted ya cuenta con una grabación excelente (quizá con horas de contenido) que ahora puede usar todo lo que quiera. No olvide agregar la grabación a su correo de seguimiento al evento. Comparta su grabación también en su landing page posterior al evento. Asegúrese de recolectar datos de email de las personas que ven su grabación porque representan más leads potenciales
CONSEJO PROFESIONAL: No olvide personalizar el email para quienes asistieron y no asistieron al evento. Los mensajes deben ser diferentes en cada caso.
- Revise los análisis posevento. Siempre resulta fundamental hacer una recapitulación y revisión del evento para determinar lo que funcionó y lo que no. Los análisis de su tablero en GoToWebinar o Zoom le indicarán cuántas personas asistieron, cuánto tiempo permanecieron, qué preguntas hicieron y mucha más información. Tómese el tiempo para revisar estos datos y tomar nota de lo que funcionó y lo que hay que mejorar para la siguiente ocasión.
CONSEJO PROFESIONAL: Use las preguntas del público en su evento para darle seguimiento a sus visitantes y posiblemente crear más eventos y contenido para el futuro.
- Use su grabación para generar contenido perenne. Una vez concluido su evento deberá extraer tanto contenido relevante de su grabación como sea posible. Además de compartirlo con su base de datos, usted puede usar el video para:
- crear publicaciones en su blog que resuman el evento. También puede pedirles a los ponentes en su evento que aporten contenido a su blog, o que agreguen a su propio sitio lo que usted publicó en su blog;
- generar un libro electrónico o infograma que resalte las enseñanzas fundamentales derivadas de su evento en línea;
- generar videos breves, sobre “cómo hacer…” a partir de cortos de su grabación personal;
- convertir su webinario en una serie de láminas para compartir;
- convertir citas, estadísticas y mensajes clave en publicaciones para sus medios sociales y compartirlos en sus diversas redes sociales.
Una última cosa: consejos para escucharse y verse bien ante la cámara
El mundo está lleno de grabaciones opacas, distractoras y que sencillamente dan pena ajena. Si usted va a dar el salto para ofrecer su evento en línea, haga amistad con su webcam. Para eso hemos armado una lista de lo que debe y lo que no debe de hacerse frente a la webcam para que los tenga en mente en su próximo evento o junta en línea.
-
- Eleve su webcam al nivel de sus ojos y haga contacto visual frecuentemente (sin mirar fijamente, que puede desmotivar a su público tanto como si usted tuviera la vista de lado mientras habla).
- Si le preocupa tener problemas con su webcam mantenga a su alcance los controles durante su presentación para poder dejar de compartir en cualquier momento.
- Tenga una iluminación adecuada y asegúrese de tener al frente un a luz suave, como la de una ventana.
- Si usa anteojos no olvide ajustar el brillo del monitor para eliminar el reflejo y mejorar la iluminación en general.
- Elimine los objetos innecesarios del fondo y exhiba su logo.
- Elija un lugar silencioso con acústica perfecta para su evento.
- No dependa del wifi: asegúrese de contar con conexión alámbrica al internet para su sesión. Cuente con cuando menos un respaldo a la mano (celular, tableta, laptop secundaria) por cualquier cosa.
- Invierta en unos audífonos y micrófono adecuados. No hay nada peor que haber invertido tanto tiempo y esfuerzo en un evento para descubrir que tiene un audio pésimo.
- Cuente con un segundo monitor (o más) para su presentación.
- Elimine las distracciones y no intente hacer varias cosas a la vez. Concéntrese y esté presente al 100% en su evento. Su público se lo agradecerá.
En conclusión: planifique su evento como profesional de marketing
A final de cuentas, sea en persona o virtualmente, su evento tiene que aportar valor a su público. Investigar y encontrar temas que hagan eco entre su público será la clave que conduzca a un contenido promocional excelente y a un evento en línea emocionante.
Con un buen tema, un buen plan y nuestra lista de consejos no hay duda de que su próximo evento en línea ¡será arrollador! ¡Buena suerte!
